OPA Berechnung Abwesenheiten bei unterschiedlichen Arbeitszeiten

Aus XIMES

Ausgangssituation

Es soll der Abwesenheitsfaktor/Reserveprozentsatz für Personengruppen mit unterschiedlicher Arbeitszeit, die zusammen geplant werden sollen, berechnet werden. Beispiele:

• In einem Team von 10 MA haben 7 einen 38,50h-Vertrag und 3 einen 40h-Vertrag.
• In einem Team von 10 MA haben 5 einen 40h-Vertrag, 2 einen 30h-Vertrag und 3 einen 20h-Vertrag.

Vorgehen

Urlaubstage

Fallunterscheidung:

1. Alle MA haben gleich viele Urlaubstage: Dann kann der gleiche Abwesenheitsfaktor verwendet werden, da es nur auf den Anteil von Urlaubs- zu Arbeitstagen ankommt:
   • MA mit 38,50h haben 25 Urlaubstage, von denen jeder 7:42 wert ist. Das sind in Summe 192,50h. Sie sind 25 von 260 Arbeitstagen pro Jahr auf Urlaub und somit zu 90,38% anwesend. Der Abwesenheitsfaktor steigt durch Urlaub auf 100%/90,38% = 110,64%.
   • MA mit 40,00h haben 25 Urlaubstage, von denen jeder 8:00 wert ist. Das sind in Summe 200,00h. Sie sind 25 von 260 Arbeitstagen pro Jahr auf Urlaub und somit zu 90,38% anwesend. Der Abwesenheitsfaktor steigt durch Urlaub auf 100%/90,38% = 110,64%.
   • MA mit 30,00h haben 25 Urlaubstage, von denen jeder 6:00 wert ist. Das sind in Summe 150,00h. Sie sind 25 von 260 Arbeitstagen pro Jahr auf Urlaub und somit zu 90,38% anwesend. Der Abwesenheitsfaktor steigt durch Urlaub auf 100%/90,38% = 110,64%.
   • MA mit 20,00h haben 25 Urlaubstage, von denen jeder 5:00 wert ist. Das sind in Summe 100,00h. Sie sind 25 von 260 Arbeitstagen pro Jahr auf Urlaub und somit zu 90,38% anwesend. Der Abwesenheitsfaktor steigt durch Urlaub auf 100%/90,38% = 110,64%.
2. MA haben unterschiedlich viele Urlaubstage, aber es gibt keinen relevanten Unterschiede abhängig vom Beschäftigungsausmaß: Dann kann die durchschnittliche Anzahl von Urlaubstagen näherungsweise verwendet werden:
   • In einem Team von 10 MA haben 7 einen 38,50h-Vertrag (davon 5 mit 25 Urlaubstagen und 2 mit 30 Urlaubstagen) und 3 einen 40h-Vertrag (alle mit 25 Urlaubstagen). Vereinfacht kann mit (8 * 25 + 2 * 30) / 10 = 26 Urlaubstagen gerechnet werden. Der mit dem Beschäftigungsumfang gewichtete Schnitt wäre: ((5 * 25 + 2 * 30) * 38,5 + 3 * 25 * 40) / (7 * 38,50 + 3 * 40) = 25,99 Urlaubstage.
   • In einem Team von 10 MA haben 5 einen 40h-Vertrag (davon 3 mit 25 Urlaubstagen und 2 mit 30 Urlaubstagen), 2 einen 30h-Vertrag (davon je 1 mit 25 und 30 Urlaubstage) und 3 einen 20h-Vertrag (davon 2 mit 25 Urlaubstagen und 1 mit 30 Urlaubstagen). Vereinfacht kann mit (6 * 25 + 4 * 30) / 10 = 27 Urlaubstagen gerechnet werden. Der mit dem Beschäftigungsumfang gewichtete Schnitt wäre: ((3 * 25 + 2 * 30) * 40 + (25 + 30) * 30 + (2 * 25 + 30) * 20) / (5 * 40 + 2 * 30 + 3 * 20) = 27,03 Urlaubstage.
3. MA haben unterschiedlich viele Urlaubstage und es gibt relevante Unterschiede abhängig vom Beschäftigungsausmaß:
   • In einem Team von 10 MA haben 7 einen 38,50h-Vertrag mit 30 Urlaubstagen und 3 einen 40h-Vertrag mit 25 Urlaubstagen. Vereinfacht kann mit (8 * 25 + 2 * 30) / 10 = 26 Urlaubstagen gerechnet werden. Der mit dem Beschäftigungsumfang gewichtete Schnitt ist: ((7 * 30 * 38,5 + 3 * 25 * 40) / (7 * 38,50 + 3 * 40) = 28,46 Urlaubstage.
   • In einem Team von 10 MA haben 5 einen 40h-Vertrag mit 30 Urlaubstagen, 2 einen 30h-Vertrag mit 25 Urlaubstagen und 3 einen 20h-Vertrag mit 25 Urlaubstagen. Vereinfacht kann mit (6 * 25 + 4 * 30) / 10 = 27 Urlaubstagen gerechnet werden. Der mit dem Beschäftigungsumfang gewichtete Schnitt wäre: (5 * 30 * 40 + 2 * 25 * 30 + 3 * 25 * 20) / (5 * 40 + 2 * 30 + 3 * 20) = 28,13 Urlaubstage.

Sonderbehandung für Zeiten, die nicht proportional mit Beschäftigungsvolumen steigen/fallen

ZT gibt es Zeiten, die nicht proportional steigen/fallen. Beispiele:

• eine jähhrliche Klausur von 3*8h, an der alle teilnehmen.
• eine 2-wöchentliche Teambesprechung/Supervision, an der alle teilnehmen (auch diejenigen, die an dem Tag nicht für einen Dienst eingeteilt sind).
• eine 1-wöchige jährliche Schulung, die alle MA haben müssen und die unabhängig vom Beschäftigungsausmaß mit 40 h auf das Zeitkonto angerechnet wird.

Derartige Zeiten müssen pro Beschäftigtengruppe berechnet und umgelegt werden.

Mögliches Vorgehen:

1. Berechnung der Stunden pro Beschäftigtengruppe und aliquote Kürzung der für die weitere Berechnung verwendeten Jahresarbeitszeit. - ZB 24h Abwesenheit für Klausur. Reduziert verfügbare Arbeitszeit bei Jahresarbeitseit von 2000h um 24h auf 1976h.
2. Kürzung der wöchentlichen Normalarbeitszeit um durchschnittliches Besprechungsausmaß und Planung von unbezahlten Pausen in Diensten, die sich mit diesen Besprechungen überschneiden (andernfalls würde die Besprechungszeit doppelt berücksichtigt werden).
3. Umlegen der Schulungstage auf eine Referenz-Wochenarbeitszeit (ähnlich wie Urlaubstage oben). Beispiel: Bei einer gegebenen Personalstruktur von 30% der MA mit 20h und 70% mit 40 h wäre der gewichtete Schnitt an Schulungstagen: 5 Tage * 40 h für ein VZÄ / (30% * 20 h + 70% * 40 h) = 5,88 Schulungstage pro Vollzeitäquivalent, SOLANGE Sie die PERSONALSTRUKTUR nicht verändern. Andernfalls Neuberechnung.

Sonderthema: Umrechnung von Werten auf gemeinsame Basis

Manchmal liegen Werte nur über alle Mitarbeitergruppen zusammen vor (zB 50 Krankenstandstage für Abteilung X)

Fallunterscheidung:

1. Falls die Dienstlängen einheitlich sind ODER alle Mitarbeiter alle Dienste gemacht haben
   1. Auswahl einer der Mitarbeitergruppen als Basiseinheit (beliebig. zb 38,5h Kräfte als Vollzeitäquivalente - VZÄ) - typischerweise jener Wert der auch im OPA(Menüpunkt Bearbeiten/Optionen) als Standardwert verwendet wird. Der häufigste Wert (erleichtert Abschätzung Personal) oder der höchste (erleichtert später die Berechnung der durchschnittlichen Arbeitstage pro Woche, da immer der worst case abgeschätzt wird) sind gute Startpunkte.
   2. Berechnung der Zahl der Mitarbeiter auf dieser Basis zB 4MA mit 50% und 4 MA mit 100% Beschäftigung ergeben 6 VZÄ
   3. Berechnung der Krankenstandstage pro VZÄ: 50/6 = 8,33 Krankenstandstage pro VZÄ
2. Falls die Dienstlängen uneinheitlich sind UND nicht alle Mitarbeiter alle Dienste gemacht haben
   1. für jede Gruppe die Stundenzahl der Abwesenheiten errechnen
   2. Diese Stundenzahl zur Gesamtstundenzahl in Beziehung setzen

ACHTUNG: Nicht den Durchschnitt der Prozente rechnen. Das führt zu Fehlern.

Berechnung

Nach Bearbeitung obiger Sonderthemen(!) setzt man mit Werten für VZÄ fort und gibt alle Werte genau für diese Gruppe ein.

HINWEIS:

• Auch die AZ im Knoten vorhandenen Personal, im Knoten Personal ... sollte genau den Stundenwert für die VZÄ haben.
• Wenn es Mitarbeiter gibt, die mehr als die Stunden der VZÄ arbeiten (zB 40h Arbeitsvertrag) ist es gut, zu prüfen, ob für die Zahl der Arbeitstage pro Woche nicht zu hoch wird.