TIS:Inhalt und Aufbau von Dateien von TIS-Daten

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Inhaltsverzeichnis 1 Welche Daten können bzw. sollen in TIS bearbeitet werden? 2 Aufbau der Dateien für möglichst aussagekräftige Analysen 3 Technik und weitere Themen 4 Eigenschaften von Datenbeständen, die die Auswertung aufwändiger machen

Welche Daten können bzw. sollen in TIS bearbeitet werden?

Alle Daten werden verarbeitet

• Besonders gut werden die Ergebnisse, wenn Zeitinformationen dabei sind - zB Arbeitszeiten, Qualität, Kosten, Erlöse, Besucher.
• Günstig sind möglichst viele Daten die Bezug zu Zeit haben (auch 100.000e von Datensätzen) über möglichst lange Zeiträume (z.B. soweit gegenwärtige :Aufzeichnungen, die gut zugänglich sind, zurück reichen). - Einschränkungen sind später einfacher als Datenergänzungen.
• Möglichst Daten mit genauen Zeitdaten (zB Beginn 13:42:10) und Ende 13:47:20 und keine Zusammenfassungen verwenden.

BEISPIELE: Welche Daten können bzw. sollen verwendet werden?
HINTERGRUND: Warum sind die Daten in dieser Form besser?

ZUSAMMENFASSEND - DAS DATENSTAUBSAUGERLIED von TIS:

Fertige Auswertungen machen mich nicht froh

Fehlt der Zeitstempel, ist's ebenso

Ich liebe viele Daten - und zwar roh

bzw. Zitat Prof Grob - Wirtschaftsinformatik & Controlling - Münster

Daten verdichten heißt Daten vernichten

Aufbau der Dateien für möglichst aussagekräftige Analysen

• Idealerweise sollte jede Datei alle Daten beinhalten, die gleichartig sind (möglichst nicht mehrere EXCEL-Blätter bzw. Dateien für zB Mai, Juni, Juli, ...). ZB alle Arbeitszeitdaten. Verschiedenartige Daten bitte in verschiedene Dateien (oder EXCEL-Blätter)
• Spaltenüberschriften erleichtern das Lesen (möglichst in beschreibender Form oder mit Kurzzeichen sowie einer zusätzlichen Erläuterung)
• Leerzeilen, Seitenumbruchsdaten, Summenzeilen wenn möglich vermeiden.
• Spalten entferne, die nicht erforderlich sind (reduziert Lesbarkeit)

 Ein BEISPIEL für ideale Struktur für DATEI zu Tätigkeiten:
 Datum		Person	Team	Von     Bis     Aktivität
 1.1.2006  	X	A	09:02   10:07   Aktivität A
 1.1.2006  	Y	A	09:05   10:19   Aktivität X
 1.1.2006  	D	B	09:05   10:12   Aktivität Z
 ...

 Ein BEISPIEL für ideale Struktur für DATEI zu Arbeitszeiten:
 Datum		Person	Team	Von     Bis     Dienst
 1.1.2006  	X	A	06:00   14:00	F
 1.1.2006  	Y	A	06:00   14:00	F
 1.1.2006  	D	B	22:00   06:12	N
 ...

ACHTUNG - Falls die Daten nicht in gewünschter Form oder Struktur vorliegen, ersuchen wir Sie um Kontaktaufnahme. Für viele Fälle liegen schon Zusatzlösungen vor oder sind vielleicht mit geringem Aufwand machbar.

INHALTE: Wenn eine Datei verschiedene Zeitarten auflistet (zB Arbeitstage und Urlaubstage), bitte die Information dazu geben, wie die entsprechenden Einträge voneinander unterscheidbar sind.

Technik und weitere Themen

• DATEIFORMAT: Das Dateiformat ist ziemlich egal (*.txt, *.xls, *.csv .). Wichtig ist im Fall von Textdateien, dass die Daten in den einzelnen Spalten durch Trennzeichen (zB Tabulatoren) getrennt sind.
• ÜBERSENDUNG: Daten bitte per email oder mit CD zusenden. Wenn Dateien auch komprimiert 10MB übersteigen ist CD bzw. DVD empfehlenswert bzw. können wir Ihnen einen FTP Zugang einrichten.
• SORTIERUNG: Sortierung ist keine erforderlich.
• EXPORT AUS SP-EXPERT: Für den Export aus SP-Expert eine Beschreibung und eine Beispieldatei
• ANONYMISIERUNG: Die Daten können anonymisiert sein oder auch nicht. TIS:Überlegungen zur Anonymisierung. Auch wenn immer der Personenbezug entfernt wurde und zB überall X steht bitte keine Zeilen zusammenfassen. - Bei Forschungsprojekten ist hier eine mögliche Vorlage für Regelungen zum Datenschutz und weiteren Aspekten
• ZUSATZERHEBUNGEN: Warnung - Wir raten stark davon ab, ohne sorgfältige Prüfung im Zuge der Vorbereitung neue Erhebungen/Erfassungen zu machen, da diese erfahrungsgemäß sehr aufwändig sind und leicht daneben gehen! Bitte seien Sie diesbezüglich auf der Hut.

Eigenschaften von Datenbeständen, die die Auswertung aufwändiger machen

Der Arbeitsaufwand erhöht sich bei:

• Aufteilung der Daten auf viele Dateien und Blätter
• unregelmässige Anordnung der Daten ... (z.B. manchmal steht etwas an Stelle X dann wieder an Stelle Y), die ersten 3 Dateien haben Aufbau A, danach kommen Dateien in anderer Form.
• versteckten Leer- und Sonderzeichen, Textzeichen in Bereichen wo Zahlen sein sollten ...
• unregelmässiger Schreibweise von Namen, die erst vereinheitlicht werden müssen.
• fehlende Daten
• fehlende Erklärungskatalogen für Symbole und Kurzzeichen ... (zB FZ ... Freizeitausgleich)